Un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) es el software con el que una entidad gestiona sus documentos electrónicos de archivo durante todo su ciclo de vida: desde que se reciben o se producen, pasando por su clasificación y su expediente, hasta su conservación o eliminación según las tablas de retención documental (TRD).
No es un repositorio de archivos ni un gestor de correspondencia aislado: debe garantizar que cada documento conserve su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, y que su expediente pueda transferirse y preservarse a largo plazo.
La norma vigente: Acuerdo AGN 001 de 2024
El Acuerdo AGN 001 de 2024, "Acuerdo Único de la Función Archivística", derogó el Acuerdo 060 de 2001 y otros 30 acuerdos del Archivo General de la Nación (art. 10.1). Todavía hay software que vende "cumplimiento del Acuerdo 060", que ya no está vigente. Los cambios principales para la ventanilla y el SGDEA son:
- La petición anónima se radica y se atiende según la Ley 1755.
- Desaparece la regla de "original y dos copias": cada entidad fija su política de copias.
- El consecutivo de radicación se reinicia el 1 de enero, desde 1.
- El sistema debe generar un reporte de radicación con los campos que fija la norma.
- Si la entidad tiene SGDEA, la radicación se centraliza para todas las sedes y canales.
- La entidad debe tener un plan de contingencia para las fallas del sistema.
- Antes de eliminar documentos, el inventario se publica durante 60 días hábiles (art. 4.5.4).
- Antes de implementar un SGDEA, cada entidad debe elaborar su propio modelo de requisitos (art. 4.3.2.1, parágrafo 3).
Los ocho procesos que debe cubrir
El Decreto 1080 de 2015 (art. 2.8.2.5.9) define los procesos de la gestión documental. Un SGDEA debe apoyarlos todos:
| Proceso | Qué debería hacer el software |
|---|---|
| Planeación | Cuadros de clasificación (CCD) y tablas de retención (TRD) versionados, plantillas y formatos por tipo documental |
| Producción | Plantillas, edición con versiones, firma por los cargos autorizados y consecutivos de salida, internos y de actos administrativos |
| Gestión y trámite | Ventanilla única, radicación con acuse, asignación, semáforos de términos, entregas, devoluciones y notificaciones |
| Organización | Clasificación según la TRD, expediente con índice electrónico y foliado, expedientes híbridos, cierre con índice firmado e inventario (FUID) |
| Transferencia | Alertas según la TRD, paquete con índice firmado y metadatos, acta y bloqueo de lo transferido |
| Disposición final | Conservación total, selección o eliminación, con publicación del inventario, acta y borrado seguro |
| Preservación a largo plazo | Huella (hash) y verificación de integridad, identificación y conversión de formatos (PDF/A) y registro de eventos |
| Valoración | Campos de valoración en la TRD y reportes para el comité de gestión y desempeño |
Qué preguntar antes de elegir un SGDEA
- ¿Cita el Acuerdo AGN 001 de 2024 o todavía el Acuerdo 060 de 2001?
- ¿Importa sus CCD y TRD y obliga a clasificar cada documento?
- ¿Arma el expediente electrónico con índice firmado y genera el FUID?
- ¿Calcula los términos legales de las PQRSD con un calendario oficial de días hábiles?
- ¿Puede exportar todos sus datos en formatos abiertos, sin costo?
- ¿Tiene bitácora que nadie pueda alterar y plan de contingencia?
Fuentes
- Acuerdo AGN 001 de 2024, "Acuerdo Único de la Función Archivística" (Archivo General de la Nación)
- Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.9 (procesos de la gestión documental)
- Modelo de requisitos para la implementación de un SGDEA (Archivo General de la Nación)
Esta guía es una orientación general basada en las normas citadas, vigentes a la fecha de actualización. No reemplaza la asesoría archivística ni jurídica de su entidad.