Además de responder a tiempo, una entidad pública tiene que rendir cuentas de cómo atiende las PQRSD. Varios de estos informes se arman hoy a mano, cruzando hojas de cálculo; con los datos bien registrados desde la radicación, pueden salir del sistema.
Los informes
| Informe | Qué contiene | Frecuencia y destino | Base legal |
|---|---|---|---|
| Informe de PQRSD y de acceso a la información | Todas las solicitudes y sus tiempos. Para acceso a información: recibidas, trasladadas, tiempo de respuesta de cada una y negadas | Trimestral (Resolución 1519 de 2020), publicado en el menú de Transparencia | Ley 1712 de 2014 art. 11 lit. h; Decreto 1081 de 2015 art. 2.1.1.6.2 |
| Informe de control interno | Si la atención de quejas, sugerencias y reclamos se presta según la ley | Semestral, de control interno a la dirección | Ley 1474 de 2011 art. 76 |
| Informe a la dirección | Servicios con más quejas y recomendaciones de los particulares | Periódico, de la dependencia de quejas al jefe de la entidad | Ley 190 de 1995 art. 54 |
| Índice de información clasificada y reservada | 13 campos por cada documento clasificado o reservado | Con cada calificación, en la web y en datos abiertos | Ley 1712 de 2014 art. 20; Decreto 103 de 2015 art. 40 |
| Índice de Transparencia y Acceso a la Información (ITA) | Evidencias de cumplimiento de la Ley 1712 | Anual, ante la Procuraduría (en 2026, del 1 al 31 de julio) | Ley 1712 de 2014 art. 23; Directiva PGN 011 de 2026 |
| FURAG | Avance del MIPG, incluida la política de servicio al ciudadano | Anual en la práctica, ante Función Pública | Decreto 1083 de 2015 art. 2.2.22.3.10 |
| Encuesta de sistemas algorítmicos | Inventario de los sistemas de IA que usa la entidad | Anual, del 5 de septiembre al 5 de febrero, ante el Ministerio Público | Directiva Conjunta 007 de 2025 art. 20 |
| Reporte de radicación | Remitente, dependencia, radicados de entrada y salida, responsable, anexos y tiempos | A demanda, para gestión documental | Acuerdo AGN 001 de 2024 art. 4.2.3 |
Un cambio que muchos no han actualizado: el PTEP
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) ya no existe. Lo reemplazó el Programa de Transparencia y Ética Pública (PTEP), según el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, modificado por la Ley 2195 de 2022, y el Decreto 1081 de 2015, adicionado por el Decreto 1122 de 2024. Los textos y reportes de la entidad deberían hablar de PTEP.
Qué hace falta para que los informes salgan solos
- Que todo ingreso se radique con su tipología, por cualquier canal.
- Que el sistema calcule los términos con el calendario oficial y registre fecha y hora de cada paso.
- Que cada documento tenga su clasificación de acceso (pública, clasificada o reservada) con su fundamento legal.
- Que exista una bitácora inalterable que respalde las cifras ante control interno y los entes de control.
Fuentes
- Directiva PGN 011 de 2026 (ITA)
- Ley 1712 de 2014 (transparencia y acceso a la información pública) y Decreto 103 de 2015
- Ley 1474 de 2011, art. 76, y Ley 190 de 1995, art. 54
- Resolución MinTIC 1519 de 2020, Anexo 2
- Acuerdo AGN 001 de 2024, art. 4.2.3
Esta guía es una orientación general basada en las normas citadas, vigentes a la fecha de actualización. Las fechas de reporte pueden cambiar cada año: confírmelas con el ente de control. No reemplaza la asesoría jurídica de su entidad.